從上海展臺搭建會(huì)展說明書的功能可以看出，會(huì)展策劃說明書是展會(huì)籌備過程中的重要文件。為了使展覽小冊子在展覽籌備過程中發(fā)揮上述作用，我們必須做到：

第一，實(shí)用。參展宣傳冊的內(nèi)容必須是參展商準(zhǔn)備、分發(fā)、展覽和退展的重要指南，或者是對辦展機(jī)構(gòu)對展會(huì)籌展、布展、展覽和撤展各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理有較大幫助，或者對參展商邀請其老客戶來展會(huì)參觀有輔助作用，否則，該內(nèi)容就不能進(jìn)入?yún)⒄股淌謨浴?/span>

　　
第二、簡潔明了。會(huì)展策劃說明書對各方面內(nèi)容的說明和敘述應(yīng)該簡潔，文字不要太多，篇幅不要太長，能說明問題就行；參展說明書對各方面內(nèi)容的說明和敘述必須準(zhǔn)確、具體，讓人看得明明白白，不能讓人看不懂，更不能讓人產(chǎn)生歧義．否則，在展會(huì)籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行中就會(huì)引起爭議，既不利于參展商展出，也不利于辦展機(jī)構(gòu)對展會(huì)現(xiàn)場進(jìn)行管理。 　

　
第三、詳細(xì)全面。對于參展說明書提到的各項(xiàng)內(nèi)容要盡量詳細(xì)，如對布展和撤展加班時(shí)間的規(guī)定可以具體到小時(shí)和分鐘，對各種表格的返回最后期限的規(guī)定具體到某月某日等等，這樣更有利于展會(huì)具體操作和管理；對于參展說明書提到的各項(xiàng)內(nèi)容要做到?jīng)]有遺漏，如對展覽場地基本情況的說明中，對展館人口的高度和寬度、對展館的地面承重能力、對消防的注意事項(xiàng)等要一一列明，不能遺漏，否則，現(xiàn)場操作就會(huì)出現(xiàn)問題，比如，如果沒有提到展館入口的高度和寬度，就有可能會(huì)使一些較大較長的物品進(jìn)不了展館。 　　

第四、美觀。參展說明書的排版和制作要美觀大方，印刷講究，盡量不要出現(xiàn)錯(cuò)別字和其他印刷錯(cuò)誤；參展說明書的制作和用紙與展會(huì)的檔次和辦展機(jī)構(gòu)的品牌與聲譽(yù)相符，不能讓人產(chǎn)生不好的聯(lián)想。

　　
第五，專業(yè)。參展商說明書中的詞句要符合行業(yè)習(xí)慣和規(guī)范，使用行業(yè)內(nèi)熟悉的語言，規(guī)范相關(guān)術(shù)語，不要把行業(yè)內(nèi)一些陌生詞的使用視為理所當(dāng)然；內(nèi)容要符合前置條件。為參展商準(zhǔn)備的手續(xù)，不允許他們一次又一次地尋找他們需要知道的內(nèi)容。如果展會(huì)是國際性的展會(huì)，或者展會(huì)有向國際化方向發(fā)展的打算，那么，參展說明書的內(nèi)容編排和制作也要盡量做到符合國際參展商的需要，如除要有中文的文本外還要有外文的文本。外文文本的參展說明書，其翻譯一定要準(zhǔn)確，因?yàn)楹Ｍ鈪⒄股叹褪歉鶕?jù)該說明書來籌備各項(xiàng)參展事宜的；如果翻譯不準(zhǔn)確，將會(huì)給他們帶來極大的不便。

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