上海展會設(shè)計(jì)公司——如何設(shè)計(jì)會展企業(yè)職能部門

　　會展企業(yè)的職能部門設(shè)計(jì)是指通過把會展企業(yè)劃分為若干個管理單位，確定組織中各項(xiàng)任務(wù)的分配與責(zé)任的歸屬，以求分工合理、職責(zé)分明，有效地達(dá)到組織的目標(biāo)。會展企業(yè)職能部門設(shè)計(jì)主要是依據(jù)參展商在會展期間的活動流程、會展企業(yè)所作出的相應(yīng)安排進(jìn)行的。這種劃分應(yīng)該既考慮部門劃分的科學(xué)性，又兼顧會展服務(wù)的質(zhì)量與效率。一般來說，會展企業(yè)的職能部門主要有策劃部、業(yè)務(wù)部、市場部、綜合部、管理部、工程部、財(cái)務(wù)部、人事部、保安部等。

　　一、策劃部

　　策劃部是會展企業(yè)的基礎(chǔ)部門，其主要工作包括企業(yè)策劃和會展項(xiàng)目策劃兩個部分。企業(yè)策劃主要是對整個會展企業(yè)的形象進(jìn)行包裝、策劃，其目的是樹會展企業(yè)形象，創(chuàng)會展企業(yè)品牌。而會展項(xiàng)目策劃是指制定會展工作方案，如制定會展工作計(jì)劃、列明工作事項(xiàng)、安排人員的配備及責(zé)任范圍、安排工作進(jìn)程、預(yù)算費(fèi)用支出等。舉辦會展是一項(xiàng)十分繁雜的系統(tǒng)工程，詳細(xì)而周密、科學(xué)的會展策劃是保證各方人員按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)任務(wù)的重要環(huán)節(jié)。因此可以說，項(xiàng)目策劃是會展公司的基礎(chǔ)工作，也是關(guān)鍵性的工作。

　　二、業(yè)務(wù)部

　　業(yè)務(wù)部是會展企業(yè)的最重要的部門之一。會展企業(yè)能否盈利與業(yè)務(wù)部的市場拓展能力和創(chuàng)新能力是密不可分的。具有開拓意識的業(yè)務(wù)部門能夠激發(fā)會展企業(yè)的活力，推動企業(yè)進(jìn)入良性循環(huán)。

　　會展企業(yè)業(yè)務(wù)部的主要職責(zé)是招商，即招攬和聯(lián)系參展商或與會者，因此有些會展企業(yè)就設(shè)立了招商部。以展覽招商工作為例，業(yè)務(wù)部的具體工作主要包括招展宣傳、選擇參展者和組織展覽團(tuán)，其中招展宣傳包括宣傳和聯(lián)絡(luò)兩種方式，宣傳對象是全體潛在參展商，而聯(lián)絡(luò)的主要對象是重要的潛在參展商；業(yè)務(wù)部在選擇參展商時(shí)，要依據(jù)事先擬訂的參展標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行公開合理的選擇，并與參展商簽訂合同，同時(shí)及時(shí)召開籌備會，對入選的參展商進(jìn)行展前培訓(xùn)。此外，業(yè)務(wù)部還有其他的工作，比如展品運(yùn)輸、展臺設(shè)計(jì)與施工等。

　　三、市場部

　　市場部主要負(fù)責(zé)新聞宣傳、廣告策劃實(shí)施、協(xié)調(diào)與各社會團(tuán)體或政府的關(guān)系等。宣傳工作是展出成功的基礎(chǔ)保證，其手段主要是廣告與聯(lián)絡(luò)，如查發(fā)信函、登門拜訪、電話聯(lián)系、媒體廣告、印發(fā)資料等。公關(guān)的主要目的是爭取與企業(yè)有關(guān)單位的理解與支持，特別是爭取得到新聞媒體、政府機(jī)關(guān)等影響力比較大的單位的認(rèn)可與幫助。市場部工作的具體內(nèi)容還包括制定年度場館銷售計(jì)劃；根據(jù)市場變化，對價(jià)格政策的制訂和修正提出建議并報(bào)請企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行；審核參展單位的資質(zhì)；負(fù)責(zé)場館營銷，簽訂場館出租合同；執(zhí)行合同收款；負(fù)責(zé)有關(guān)展覽會的報(bào)批手續(xù)等。

　　四、綜合部

　　綜合部通常是廣告與公關(guān)部的綜合，有些企業(yè)把兩者分開來設(shè)立。該部門的主要責(zé)任是新聞宣傳、廣告策劃與實(shí)施、協(xié)調(diào)與社會各團(tuán)體或政府部門的關(guān)系、負(fù)責(zé)展覽會的通訊、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的租賃業(yè)務(wù)，以及會展企業(yè)信息系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)與維護(hù)，應(yīng)用軟件及辦公電腦、耗材的采購與管理，同時(shí)還負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部的通訊系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與保障工作等。廣告宣傳是會展能否成功的基本保證，其主要途徑有發(fā)送信函、登門拜訪、電話聯(lián)系、媒體廣告、印發(fā)資料等。公關(guān)的主要目的是爭取與企業(yè)相關(guān)單位的理解與支持，特別是爭取到新聞媒體、政府機(jī)關(guān)等具有較大影響力的機(jī)構(gòu)和個人的認(rèn)可與幫助。

　　五、管理部

　　管理部的工作包括對展臺準(zhǔn)備工作的管理，展臺后續(xù)工作的管理以及會展整體評估工作管理等，有些企業(yè)稱之為會務(wù)部。管理部與業(yè)務(wù)部都是實(shí)戰(zhàn)工作部門。如果說業(yè)務(wù)部主要活動于展前的話，那么管理部則主要活動于展中與展后，鑒于管理部承擔(dān)了整個會展最重要的階段———展臺工作的組織與安排工作，管理部成為整個展覽工作最重要、最關(guān)鍵的部門。

　　六、其他部門

　　除了以上五個部門外，成功會展的順利開展還離不開以下部門的配合與支持：

1、工程部

　　負(fù)責(zé)組織會展企業(yè)各項(xiàng)基建工作；企業(yè)所屬各建筑物、構(gòu)筑物、道路及各類管線的維修和養(yǎng)護(hù)；負(fù)責(zé)企業(yè)機(jī)電設(shè)備的日常管理工作；保證會展企業(yè)經(jīng)營及會展期間所有服務(wù)設(shè)施，如展館內(nèi)裝修和陳設(shè)、水電、音響系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、電話等正常運(yùn)行和使用的重要部門。

2、財(cái)務(wù)部

　　財(cái)務(wù)部的主要職責(zé)是協(xié)助會展企業(yè)經(jīng)營者搞好企業(yè)經(jīng)營核算，控制企業(yè)經(jīng)營費(fèi)用，使企業(yè)獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益。

3、人力資源部

　　人力資源部是負(fù)責(zé)企業(yè)員工招聘、培訓(xùn)、考核、激勵等的部門。它是確保企業(yè)在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)、任何情況下都能找到合適人選的主要部門。

4、保安部

　　保安部的主要職責(zé)是維護(hù)會議或展覽的良好秩序，確保會展環(huán)境安全，也是舉辦會展活動時(shí)不可或缺的部門之一。

5、項(xiàng)目合作部

　　項(xiàng)目合作部以合作方式與有關(guān)部門共同承擔(dān)各類型展覽會的組織和接待工作，承擔(dān)單個國家（地區(qū)）展覽會的接待工作以及中國國際展覽和會議展示會的組織工作，并通過對項(xiàng)目的再策劃不斷提高管理和服務(wù)水平，為參展企業(yè)和廣大用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

以上部門是依據(jù)一般會展正常運(yùn)作的需要來設(shè)立的，在實(shí)際組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中會展企業(yè)應(yīng)充分考慮自身情況，名稱可有所不同，部門多少也可靈活處理。

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